Afin de garantir un nombre minimum d'ordinateurs mis à la disposition des utilisateurs pour la pratique de l'accès ouvert, 15 % du nombre total d'ordinateurs sont réservés, sauf dans les cas exceptionnels prévus aux points 1 et 2 de la section Critères d'attribution.

• Pour réserver des chambres, il est indispensable de faire la demande de réservation correspondante.
   
• La demande de réservation se fait à l'aide d'un formulaire disponible sur le site web du centre informatique.
   
• Il n'y a pas de date limite pour soumettre une demande de réservation. Chaque demandeur soumettra sa demande de réservation lorsqu'il le jugera opportun, en tenant compte des dispositions décrites dans la section Gestion des demandes de réservation.
   
• La demande de réservation doit être effectuée par la personne qui utilisera effectivement le cours ou, à défaut, par le responsable du cours indiqué sur la demande. Dans tous les cas, les notifications, informations ou demandes de renseignements relatives à cette réservation seront effectuées aux coordonnées (courriel ou téléphone) fournies par le demandeur.

• L’acceptation de la demande est subordonnée à sa bonne formalisation.
   
• L'horaire demandé doit être adapté à celui du centre informatique.
   
• La durée de la réservation demandée doit être un multiple de 30 minutes, et les heures de début et de fin doivent correspondre à des demi-heures ou des heures. Lors de la planification des cours, les enseignants doivent s'efforcer de respecter les créneaux horaires suivants :
  • Équipe du matin : de 8h30 à 10h30, de 10h30 à 12h30 et de 12h30 à 14h30.
  • Horaire de l'après-midi : de 15h00 à 17h00, de 17h00 à 19h00 et de 19h00 à 21h00.
     
• La demande de réservation doit être complétée avec des informations exactes et adaptée aux besoins réels. Toute surréservation intentionnelle peut entraîner une annulation.

Le personnel du Centre de calcul gérera et traitera les demandes de réservation conformément aux procédures décrites dans ce document et s'efforcera d'en approuver le plus grand nombre possible. Cependant, en raison de ressources limitées, la réservation ne peut être garantie pour toutes les demandes soumises.

Dans le cas peu probable où plusieurs demandes ne pourraient être satisfaites en raison de conflits d'horaires ou de la disponibilité des salles, elles seront transmises à l'administration de l'ETSi, dont la décision sera sans appel.

Les chambres libres ou disponibles à tout moment seront utilisées pour satisfaire les demandes de réservation selon les critères et la priorité suivants :

• Attribution des salles pour les demandes de réservation reçues dans le cadre de l'enseignement réglementé.
   
• Autres utilisations pédagogiques : cours, séminaires…
   
• Accès gratuit.

Quelle que soit la date de soumission des demandes, le Centre de calcul procédera à l'attribution des réservations et les notifiera dans les délais suivants (en jours calendaires) :

• Les demandes effectuées 28 jours ou plus à l'avance seront traitées et les réponses seront notifiées 21 jours à l'avance.
   
• Les demandes effectuées 21 jours ou plus à l'avance seront traitées et les notifications seront envoyées 14 jours à l'avance.
   
• Les demandes effectuées entre 7 et 17 jours à l'avance seront traitées et notifiées 5 jours à l'avance.
   
• Aucun délai n'est garanti pour les demandes effectuées moins de 5 jours à l'avance.

Une fois la réservation confirmée, le demandeur doit respecter scrupuleusement les conditions d'utilisation suivantes :

• Pour bénéficier de la réservation, la présence d'un enseignant responsable est indispensable.
   
• L’enseignant qui n’utilisera pas la réservation est tenu de le communiquer dès qu’il prend connaissance des circonstances qui l’en empêchent.
   
• Le non-respect de deux réservations consécutives sans préavis entraînera l'annulation automatique de la réservation.
   
• Un enseignant est considéré comme n'ayant pas honoré sa réservation si 15 minutes se sont écoulées depuis le début de celle-ci sans que l'enseignant responsable ne soit présent ou n'ait donné de préavis téléphonique.
   
• L’annulation de plus de 20 % des réservations, ou la sous-utilisation de plus de 40 % des heures réservées, sera considérée comme une surréservation délibérée et, par conséquent, la direction en sera informée afin d’envisager une annulation.
   
• En cas d'imprévu empêchant l'utilisation de la réservation, le centre de données s'efforcera, dans la mesure du possible, de résoudre le problème au plus vite afin de minimiser son impact sur l'utilisation de la réservation. Si cela s'avère impossible, le centre devra proposer des solutions alternatives viables à l'utilisateur concerné.

Le traitement et la gestion des demandes et des réservations de salles au Centre informatique peuvent être effectués de plusieurs manières :

• De préférence, via le formulaire web.
   
• En personne au bureau d'information des utilisateurs.

Les annonces concernant les réservations de salles informatiques, et notamment les dates limites de réservation, seront envoyées par courriel aux listes de diffusion profesores-etsi@listas.us.es et pas-etsi@listas.us.es . Elles seront également publiées sur le site web du Centre de calcul.

Toutes les notifications relatives aux demandes de réservation seront envoyées par courriel à l'adresse indiquée dans la demande ou, à défaut, à l'adresse enregistrée pour le demandeur dans notre base de données.