Piano di comunicazione della Scuola Tecnica Superiore di Ingegneria

1. Premesse del piano

La Scuola Tecnica Superiore di Ingegneria (di seguito ETSi o "la Scuola") dell'Università di Siviglia è uno dei più grandi centri di ingegneria superiore in Spagna, con oltre 6.000 studenti, 20 corsi di laurea tra cui lauree triennali, lauree a doppio titolo (PARS), master e dottorati di ricerca, e una comunità universitaria di oltre 6.500 persone. Queste dimensioni, unite alla diversità del pubblico che ETSi deve raggiungere – studenti, docenti, personale PTGAS, ex-alunni, aziende, potenziali studenti e la società in generale – rendono la comunicazione del Centro sia un elemento strategico che un compito di notevole complessità.

Una caratteristica distintiva della Scuola rispetto ad altri centri dell'Università di Siviglia è che una parte significativa dei suoi strumenti di comunicazione – il sistema di gestione della bacheca, le applicazioni a supporto dell'amministrazione, il sistema di gestione degli schermi informativi distribuiti nell'edificio e i sistemi di monitoraggio dell'infrastruttura sottostante – sono stati sviluppati internamente dal Centro di Calcolo (CdC) dell'ETSI. Questa capacità tecnica interna rappresenta un punto di forza raro all'interno dell'Università e dovrebbe essere un pilastro fondamentale di questo Piano.

Questo piano di comunicazione completo per l'ETSi ha un duplice obiettivo: in primo luogo, organizzare e documentare l'insieme degli strumenti di comunicazione a disposizione del Centro; in secondo luogo, definire una serie di obiettivi, linee d'azione, responsabili e scadenze che consentiranno il progressivo miglioramento della comunicazione dell'ETSi con tutti i suoi interlocutori, entro i limiti di personale e di budget a disposizione del Centro. 

2. Strumenti di comunicazione ETSi

2.1. Sito web istituzionale (etsi.us.es)

Il sito web di ETSi è il principale punto di accesso alle informazioni sul Centro, sia per la comunità universitaria che per il pubblico in generale. Il sito attuale è il risultato di un progetto di riprogettazione completo, terminato nell'estate del 2023, sviluppato da una società esterna sulla base della versione precedente del sito; è realizzato con Drupal e organizza i suoi contenuti in nove sezioni principali (La Scuola, Studi, Ricerca e Sviluppo e Innovazione, Servizi, Annunci e Notizie, Studenti, Futuri Studenti, Aziende/Tirocini e Internazionale/Mobilità).

Questo contenuto si rivolge a un'ampia gamma di utenti: gli studenti possono trovare orari, calendari degli esami, regolamenti e procedure amministrative; i futuri studenti e le loro famiglie possono trovare informazioni sui corsi di laurea e sugli eventi di orientamento; le aziende possono accedere a informazioni su cattedre accademiche e opportunità di lavoro e tirocinio; la comunità scientifica può trovare informazioni su gruppi di ricerca, progetti e risultati scientifici; e gli organi di governo e i valutatori esterni possono accedere alla documentazione dei comitati, ai verbali e al Sistema di Garanzia della Qualità richiesto per l'accreditamento dei corsi di laurea. Il sito web include anche diverse applicazioni integrate per specifiche attività operative, come il caricamento degli esami o la gestione delle informazioni sui corsi per ciascun programma di laurea.

Una funzione particolarmente rilevante del sito web è quella di adempiere agli obblighi di informazione pubblica previsti dal Sistema di Garanzia della Qualità (SGQ) per i titoli di studio ufficiali dell'Università di Siviglia. A tal fine, il sito web pubblica in modo permanente il Piano Strategico dell'ETSi, la documentazione relativa alla qualità del Centro e dei suoi corsi di laurea, la composizione dei vari comitati (tra cui il Comitato per la Garanzia della Qualità del Centro e dei Corsi di Laurea) e i verbali delle relative riunioni. Queste informazioni, aggiornate dal Vicedirettore per la Qualità, consentono a valutatori esterni, enti di accreditamento e alla stessa comunità universitaria di verificare la conformità normativa del Centro e costituiscono uno dei pilastri della trasparenza dell'ETSi.

Un miglioramento significativo introdotto nel 2024 è il plugin di traduzione automatica online, che ha funzionato molto bene e ha aumentato notevolmente la visibilità internazionale del Centro, in un ambito – quello della mobilità e degli studenti internazionali – particolarmente sensibile alla disponibilità di contenuti in altre lingue.

Gli aggiornamenti dei contenuti vengono ora distribuiti in modo naturale tra coloro che possiedono le competenze necessarie in ciascuna materia. Purtroppo, al momento non esiste una chiara attribuzione di responsabilità per tutti i contenuti, il che lascia alcuni materiali in sospeso e obsoleti. Il Centro di Calcolo gestisce le richieste tecniche di pubblicazione e modifica senza valutare direttamente i contenuti. L'Ufficio Comunicazione pubblica notizie e occasionalmente modifica contenuti provenienti da altre sezioni, sebbene, non disponendo di competenze tecniche, si affidi al Centro di Calcolo per il supporto relativo a modifiche più complesse. L'Ufficio Affari Accademici gestisce i contenuti relativi a titoli di studio e programmi. Il Vicedirettore per la Qualità Istituzionale carica le informazioni sulla qualità e i verbali delle riunioni dei vari comitati direttamente tramite una piccola applicazione proprietaria. Per le altre sottodirezioni, le modifiche di loro competenza (ad esempio, una nuova cattedra finanziata da una donazione) vengono generalmente comunicate direttamente alla Sottodirezione Comunicazione, Servizi e Infrastruttura ICT o direttamente al Centro di Calcolo. In pratica, questa distribuzione funziona, sebbene non sia formalizzata in alcun documento ufficiale; formalizzarla è proprio l'obiettivo della Linea d'Azione INV-1 di questo Piano.

Come primo passo per valutare possibili miglioramenti specifici al design attuale, soprattutto nella navigazione delle informazioni più consultate e nella gestione dei contenuti con data di scadenza, è necessaria una diagnosi interna dell'architettura e della gestione dei contenuti del sito, senza tuttavia mettere in discussione il progetto di restyling del 2023.

2.2. Bacheca degli avvisi ufficiali

La bacheca ufficiale (etsi.us.es/tablones), insieme al sito web principale, è lo strumento di comunicazione più utilizzato e attivo della Facoltà di Ingegneria (ETSi): ogni anno accademico vengono pubblicati diverse centinaia di annunci, in media diversi a settimana. Ogni annuncio è etichettato per gruppo target (studenti, docenti, PTGAS) e per argomento (borse di studio, premi e concorsi, tesi di dottorato, corsi/formazione, programmi internazionali/Erasmus e discipline ingegneristiche come ingegneria civile, delle telecomunicazioni, chimica, aerospaziale e industriale, tra le altre), consentendo un filtraggio piuttosto preciso. La pubblicazione sulla bacheca è gestita dall'Ufficio Comunicazione (Pilar Velázquez) e dalla Direzione (Juana Martínez).

La bacheca degli annunci include due caratteristiche degne di nota: ogni annuncio ha una data di rimozione automatica associata, che impedisce – almeno su questo canale – l'accumulo di contenuti scaduti; ed è presente un canale Telegram a cui chiunque può iscriversi per ricevere gli annunci in tempo reale, un metodo di distribuzione "push" che integra la natura "pull" della bacheca web. Inoltre, ogni venerdì mattina viene inviata automaticamente un'e-mail all'intera comunità ETSi con gli aggiornamenti settimanali della bacheca.

Lo strumento che gestisce la bacheca è un'applicazione sviluppata direttamente dal Centro di Calcolo ETSi, il che consente al Centro di avere il controllo totale sulla sua evoluzione (nuove etichette, integrazioni, miglioramenti dell'usabilità) senza dipendere da terze parti o dai cicli di sviluppo dei servizi centrali dell'Università.

2.3. Bacheca aziendale per tirocini e offerte di lavoro

Oltre alla bacheca generale, l'ETSI gestisce due bacheche specializzate: una per i tirocini (etsi.us.es/noticias/practicas-en-empresas) e una per le offerte di lavoro (etsi.us.es/noticias/ofertas-de-empleo), entrambe accessibili tramite link sia dalla bacheca generale che dalla sezione Aziende/Tirocini del sito web. Entrambe sono alimentate dalla stessa applicazione sviluppata internamente e adattata alla natura di ciascun tipo di contenuto (offerte con un'azienda specifica, un profilo ricercato e una scadenza precisa, a differenza degli annunci generici). La pubblicazione dei contenuti su queste bacheche è di competenza dell'Ufficio Relazioni con le Aziende.

Queste due bacheche rappresentano un prezioso strumento di comunicazione con un duplice pubblico di riferimento, finora in gran parte inesplorato dal punto di vista comunicativo: da un lato, studenti e neolaureati in cerca di stage o del primo impiego; dall'altro, aziende del Parco Tecnologico di Siviglia e del più ampio settore industriale andaluso, per le quali queste bacheche offrono un accesso diretto ai talenti formati presso l'ETSI (Facoltà di Ingegneria). Il loro collegamento con le Cattedre Aziendali (attualmente 18 attive) e con il Programma di Stage rappresenta un'opportunità di comunicazione con il settore imprenditoriale, un'opportunità che si riflette nelle linee d'azione di questo Piano.

2.4. Sistema di visualizzazione delle informazioni (segnaletica digitale)

L'ETSI dispone di una rete di 30 schermi televisivi distribuiti nei due edifici del Centro, gestiti da un software sviluppato interamente dal Centro di Calcolo. Il sistema visualizza una sequenza di immagini che ruota automaticamente, consentendo la programmazione e la trasmissione di notizie, annunci, calendari di eventi e qualsiasi altro contenuto audiovisivo in tutti gli spazi fisici del Centro, raggiungendo studenti, docenti e personale PTGAS durante i loro spostamenti quotidiani all'interno dell'edificio.

I contenuti visualizzati sugli schermi sono creati dall'Ufficio Comunicazione, con la collaborazione occasionale del vicedirettore della Comunicazione. I docenti che desiderano pubblicare qualcosa sugli schermi di solito contattano direttamente Pilar o il vicedirettore, senza seguire una procedura formale.

Un problema ricorrente nella pratica è che gran parte del contenuto richiesto per la pubblicazione arriva sotto forma di poster (progettato per la stampa o i social media) e non si visualizza correttamente nel formato carosello, costringendo ad adattarlo o compromettendo la qualità visiva. Questa è una delle aree di miglioramento affrontate dalla Linea d'azione TV-2 di questo Piano.

Si tratta di un canale con un potenziale di portata molto elevato: chiunque transiti per il Centro può vederlo, senza bisogno di una connessione internet personale o di un abbonamento. Tuttavia, come dimostra l'analisi SWOT, il suo utilizzo attuale è solo parziale: non esiste ancora una procedura formalizzata per stabilire quali contenuti debbano essere mostrati, con quale frequenza, né un canale di richiesta chiaro per chi desidera pubblicare qualcosa, il che rappresenta una delle principali opportunità di miglioramento a breve termine previste da questo Piano.

2.5. Email aziendale

L'email istituzionale rimane il canale "ufficiale" per le comunicazioni formali all'interno del Centro, supportato da liste di distribuzione separate per ciascun gruppo: studenti, docenti (PDI) e personale amministrativo e di servizio (PTGAS). In pratica, l'utilizzo di queste liste è suddiviso: il responsabile della Segreteria Studenti invia più frequentemente email alle liste di docenti e studenti; il team di gestione utilizza in genere la lista dei docenti per le proprie comunicazioni; e le email alla lista PTGAS sono autorizzate dall'amministratore del Centro. Esistono anche indirizzi email aziendali specifici per determinate posizioni e ruoli, come i coordinatori dei corsi di laurea e i membri del team di gestione (vedi tabella nella sezione 2.7), che vengono utilizzati per la comunicazione diretta all'interno di ciascuna area di responsabilità.

Come negli altri dipartimenti dell'Università, la posta elettronica sta incontrando crescenti limitazioni come canale di comunicazione efficace con gli studenti, a causa del sovraccarico delle caselle di posta, di filtri antispam inefficaci e del calo dell'utilizzo della posta elettronica per la comunicazione personale tra gli studenti più giovani. L'ETSI deve pertanto mantenere la posta elettronica per ciò che rimane insostituibile – la comunicazione formale e tracciabile – e potenziare i canali alternativi (bacheche, schermi, social media) per la diffusione generale di informazioni di interesse.

2.6. Reti sociali

L'ETSI gestisce account istituzionali attivi su Facebook (@ETSIngenieriaSevilla), Instagram (@etsingenieriasevilla), LinkedIn (Escuela Técnica Superior de Ingeniería de Sevilla) e sul proprio canale YouTube. I link a questi cinque account sono presenti nel piè di pagina del sito web.

Ciò che non è stato ancora documentato è il loro livello di attività, il numero di follower, la portata e l'interazione, né un protocollo esplicito che delinei chi genera quale contenuto per ogni piattaforma. La creazione di contenuti è gestita principalmente dall'Ufficio Comunicazione, con un'unica eccezione: l'account Facebook era, fino a poco tempo fa, gestito dal personale della Biblioteca e attualmente non è stata assegnata una persona specifica a tale compito. Nel complesso, l'attività sui social media non è molto intensa. Completare il profilo di ciascun account con le relative metriche e l'indicazione della persona responsabile, compresa la decisione su chi gestirà Facebook in futuro, seguendo il modello di monitoraggio dei social media utilizzato da altri centri universitari, rimane l'obiettivo principale di questa unità (Social Media Line-1).

2.7. Struttura del personale e della comunicazione

L'ETSi dispone di un Ufficio Comunicazione, gestito da un dipendente part-time (5 ore al giorno) tramite AICIA, che si occupa di tutte le attività dell'ufficio: fotografia e copertura di eventi, interviste, rapporti con i media, collegamento con altre istituzioni, creazione di contenuti e gestione dei social media del Centro. Il Vice Direttore della Comunicazione supervisiona questo lavoro e partecipa alla selezione e alla definizione delle priorità in merito ai contenuti.

Questo, insieme al Centro di Calcolo, è l'altro elemento chiave della struttura di comunicazione dell'ETSi: mentre il Centro di Calcolo si occupa dello sviluppo e della manutenzione degli strumenti (bacheca, bacheche specializzate, schermi, applicazioni), l'Ufficio Comunicazione fornisce i contenuti e gestisce le relazioni con le persone e i media. Avere una sola persona, che lavora part-time, che si occupa di una gamma così ampia di compiti – fotografia, rapporti con la stampa, social media, scrittura – rappresenta, come indicato dall'analisi SWOT, un limite strutturale significativo nella definizione dei tempi e della portata delle linee d'azione di questo Piano.

Oltre al Consiglio di Amministrazione, ciascuna sottodirezione all'interno del Gruppo di Gestione è responsabile, per area tematica, dei contenuti comunicativi relativi al proprio ambito (ad esempio, opportunità di mobilità, informazioni per gli studenti, rapporti con le aziende). Il presente Piano assegna ciascuna linea d'azione alla sottodirezione competente secondo la seguente struttura:

Fonte: Team di gestione di ETSi (etsi.us.es/etsi/organizacion/direccion).

2.8. Sistema di diffusione sonora

L'ETSI dispone di un sistema di diffusione sonora nei suoi edifici, gestito dalla reception del Centro, che si differenzia dagli altri strumenti descritti in questa sezione: non viene utilizzato per diffondere informazioni generali, bensì per avvisi e annunci operativi immediati, come l'evacuazione o la chiusura del Centro. Si tratta, pertanto, di un canale interno, orale, immediato ed eccezionale, il cui obiettivo è la sicurezza delle persone presenti nell'edificio al momento dell'annuncio, e non la diffusione di contenuti informativi o didattici.

Sebbene esuli dall'ambito comunicativo (informare, divulgare, dare visibilità) che guida il resto di questo Piano, è incluso qui per coerenza con l'inventario completo degli strumenti del Centro e perché il suo corretto funzionamento – criteri chiari su quando e come deve essere utilizzato e chi è autorizzato a emettere un avviso – è una questione di sicurezza che deve essere inclusa, insieme agli altri canali, nell'inventario e nella matrice delle responsabilità della Linea d'azione INV-1.