Plano de Comunicação da Escola Técnica Superior de Engenharia

1. Contexto do Plano

A Escola Técnica Superior de Engenharia (doravante ETSi ou "a Escola") da Universidade de Sevilha é um dos maiores centros de ensino superior de engenharia de Espanha, com mais de 6.000 estudantes, 20 cursos de licenciatura, incluindo licenciaturas, programas de dupla titulação (PARS), mestrados e doutoramentos, e uma comunidade universitária com mais de 6.500 membros. Esta dimensão, aliada à diversidade de públicos que a ETSi deve alcançar — alunos, docentes, funcionários da PTGAS, antigos alunos, empresas, potenciais alunos e a sociedade em geral — torna a comunicação do Centro um elemento estratégico e, ao mesmo tempo, uma tarefa de considerável complexidade.

Uma característica distintiva da Escola, em comparação com outros centros da Universidade de Sevilha, é que uma parte significativa das suas ferramentas de comunicação — o gestor do Quadro de Avisos, as aplicações de apoio à Administração, o sistema de gestão dos painéis informativos distribuídos pelo edifício e os sistemas de monitorização da infraestrutura subjacente — foram desenvolvidos internamente pelo Centro de Computação (CdC) do ETSI. Esta capacidade técnica interna é um ponto forte raro na Universidade e deve ser um pilar deste Plano.

Este Plano de Comunicação abrangente para o ETSi tem um duplo objectivo: em primeiro lugar, organizar e documentar o conjunto de ferramentas de comunicação disponíveis para o Centro; em segundo lugar, estabelecer um conjunto de objetivos, linhas de ação, responsáveis ​​e prazos que permitam a melhoria progressiva da comunicação do ETSi com todos os seus públicos, dentro das limitações de pessoal e orçamento disponíveis para o Centro. 

2. Ferramentas de comunicação da ETSi

2.1. Site institucional (etsi.us.es)

O site da ETSi é o principal ponto de acesso à informação sobre o Centro, tanto para a comunidade universitária como para o público em geral. O atual site é o resultado de um projeto de reformulação completa, concluído no verão de 2023, desenvolvido por uma empresa externa com base na versão anterior. Foi construído em Drupal e organiza o seu conteúdo em nove secções principais (A Escola, Estudos, I&D&I, Serviços, Anúncios e Notícias, Estudantes, Futuros Estudantes, Empresas/Estágios e Internacional/Mobilidade).

Este conteúdo serve um público diversificado: os estudantes podem encontrar horários, calendários de exames, regulamentos e procedimentos administrativos; os futuros estudantes e as suas famílias podem encontrar informações sobre cursos de licenciatura e eventos de portas abertas; as empresas podem aceder a informação sobre cátedras académicas e oportunidades de emprego e estágio; a comunidade de investigação pode encontrar informação sobre grupos de investigação, projetos e produção científica; e os órgãos de gestão e avaliadores externos podem aceder à documentação das comissões, atas e ao Sistema de Garantia da Qualidade exigido para a acreditação dos cursos. O site inclui ainda diversas aplicações integradas para tarefas operacionais específicas, como o envio de testes ou a gestão de informações de disciplinas para cada curso de licenciatura.

Uma função particularmente importante do site é o cumprimento das obrigações de informação pública exigidas pelo Sistema de Garantia da Qualidade (SGQ) para os diplomas oficiais da Universidade de Sevilha. Neste sentido, o site publica em permanência o Plano Estratégico da ETSi, a documentação de qualidade do Centro e dos seus cursos, a composição das diversas comissões (incluindo a Comissão de Garantia da Qualidade do Centro e dos Cursos) e as atas das reuniões dessas comissões. Esta informação, atualizada pelo Subdiretor para a Qualidade, permite aos avaliadores externos, às entidades de acreditação e à própria comunidade universitária verificar o cumprimento das normas do Centro e constitui um dos pilares da transparência na ETSi.

Uma melhoria notável incorporada em 2024 é um plugin de tradução automática online, que funcionou muito bem e aumentou consideravelmente a visibilidade internacional do Centro, numa área — a da mobilidade e dos estudantes internacionais — que é especialmente sensível à disponibilidade de conteúdos noutras línguas.

As atualizações de conteúdo são agora distribuídas naturalmente entre os especialistas em cada assunto. Infelizmente, atualmente não existe uma atribuição clara de responsabilidades para todo o conteúdo, o que deixa alguns materiais num limbo e obsoletos. O Centro de Computação trata dos pedidos técnicos de publicação e edição sem avaliar o conteúdo em si. O Departamento de Comunicação publica notícias e edita ocasionalmente conteúdos de outras secções, embora, por falta de conhecimentos técnicos, dependa do Centro de Informática para apoio em alterações mais complexas. O Departamento de Assuntos Académicos mantém o conteúdo relacionado com os diplomas e programas. O Vice-Diretor de Qualidade Institucional transporta informações de qualidade e as atas de diversas reuniões de comités diretamente através de uma pequena aplicação proprietária. Para as restantes subdireções, as alterações nas suas áreas de responsabilidade (por exemplo, uma nova cátedra financiada) são normalmente comunicadas diretamente à Subdireção de Comunicação, Serviços e Infraestruturas TIC ou diretamente ao Centro de Informática. Na prática, esta distribuição funciona, embora não esteja registada em nenhum documento formal; formalizá-la é precisamente o objetivo da Linha de Ação INV-1 deste Plano.

Como primeiro passo, é necessário um diagnóstico interno da arquitetura e da gestão de conteúdos do site para avaliar possíveis melhorias específicas no design atual — principalmente na navegação da informação mais consultada e na gestão de conteúdos com data de expiração — sem questionar o projeto de reformulação de 2023.

2.2. Quadro de Avisos Oficial

O Quadro de Avisos Oficial (etsi.us.es/tablones), juntamente com o site principal, é a ferramenta de comunicação mais utilizada e ativa na Escola de Engenharia (ETSi): são publicados centenas de avisos a cada ano letivo, em média vários por semana. Cada aviso está categorizado por público-alvo (alunos, docentes, PTGAS) e por tema (bolsas de estudo, prémios e concursos, teses de doutoramento, cursos/formação, intercâmbio/Erasmus e áreas da engenharia como civil, telecomunicações, química, aeroespacial e industrial, entre outras), permitindo uma filtragem bastante precisa. A publicação no placard é gerida pela Assessoria de Comunicação (Pilar Velázquez) e pela Direção (Juana Martínez).

O Quadro de Avisos incorpora duas funcionalidades notáveis: cada anúncio tem uma data de remoção automática associada, o que impede — pelo menos neste canal — a acumulação de conteúdos desatualizados; e existe um canal no Telegram ao qual qualquer pessoa pode subscrever para receber anúncios em tempo real, um método de distribuição push que complementa a natureza "pull" do quadro de avisos online. Além disso, é enviado um e-mail automático todas as sextas-feiras de manhã para toda a comunidade ETSi com as atualizações semanais do quadro de avisos.

A ferramenta que alimenta o Quadro de Avisos é uma aplicação desenvolvida pelo próprio Centro de Informática da ETSi, dando ao Centro o controlo total sobre a sua evolução (novos rótulos, integrações, melhorias de usabilidade) sem depender de terceiros ou dos ciclos de desenvolvimento dos serviços centrais da Universidade.

2.3. Quadro de Estágios e Quadro de Ofertas de Emprego da Empresa

Para além do quadro de avisos geral, a ETSI mantém dois quadros de avisos especializados — Estágios (etsi.us.es/noticias/practicas-en-empresas) e Ofertas de Emprego (etsi.us.es/noticias/ofertas-de-empleo) — interligados tanto no quadro de avisos geral como na secção Empresas/Estágios do site. Ambos utilizam a mesma aplicação desenvolvida internamente, adaptada à natureza de cada tipo de conteúdo (ofertas com uma empresa específica, perfil desejado e prazo definido, por oposição aos anúncios genéricos). A publicação de conteúdos nestes quadros de avisos é da responsabilidade do Gabinete de Relações Corporativas.

Estes dois quadros de avisos são uma valiosa ferramenta de comunicação com um duplo público-alvo, em grande parte inexplorado do ponto de vista da comunicação: por um lado, estudantes e recém-licenciados à procura de estágios ou do primeiro emprego; por outro, empresas da área do Seville TechPark e do sector industrial andaluz em geral, para as quais estes quadros oferecem acesso directo a talentos formados na ETSI (Escola de Engenharia). A sua ligação às Cátedras Corporativas (18 atualmente ativas) e ao Programa de Estágios representa uma oportunidade de comunicação com o setor empresarial, oportunidade essa que se reflete nas linhas de ação deste Plano.

2.4. Sistema de exibição de informação (sinalização digital)

O ETSI dispõe de uma rede de 30 ecrãs de televisão distribuídos pelos dois edifícios do Centro, geridos por um software desenvolvido integralmente pelo Centro de Computação. O sistema exibe um carrossel de imagens que gira automaticamente, permitindo o agendamento e a transmissão de notícias, anúncios, calendários de eventos e qualquer outro conteúdo audiovisual em todos os espaços físicos do Centro, alcançando alunos, professores e funcionários da PTGAS enquanto circulam pelo edifício diariamente.

O conteúdo exibido nos ecrãs é criado pelo Departamento de Comunicação, com a colaboração ocasional da Diretora Adjunta de Comunicação. Os membros do corpo docente que desejam publicar algo nos ecrãs geralmente contactam Pilar ou a Diretora Adjunta diretamente, sem um procedimento formal estabelecido.

Um problema recorrente na prática é que grande parte do conteúdo solicitado para publicação chega em formato de poster (desenhado para impressão ou social media) e não se adapta bem ao formato de carrossel, o que exige adaptações ou resulta numa baixa qualidade visual. Esta é uma das áreas de melhoria abordadas pela Linha de Ação TV-2 deste Plano.

Este é um canal com um alcance potencial muito elevado — todos os que passam pelo Centro vêem-no, sem necessitar de ligação própria à internet ou de subscrição. No entanto, como mostra a análise SWOT, a sua utilização atual é apenas parcial: ainda não existe um procedimento formalizado sobre qual o conteúdo que deve ser exibido, com que frequência, nem um canal claro para os pedidos de quem pretende publicar algo, o que representa uma das principais oportunidades de melhoria a curto prazo neste Plano.

2.5. E-mail corporativo

O correio electrónico institucional continua a ser o canal "oficial" para as comunicações formais dentro do Centro, com o suporte de listas de distribuição separadas para cada grupo: estudantes, docentes (PDI) e pessoal administrativo e de serviços (PTGAS). Na prática, a utilização destas listas divide-se: o Chefe da Secretaria Académica envia e-mails com maior frequência para as listas de docentes e alunos; a Equipa de Gestão utiliza normalmente a lista de docentes para as suas comunicações; e os e-mails para a lista PTGAS são autorizados pelo Administrador do Centro. Existem também endereços de e-mail corporativos específicos para determinados cargos e funções — coordenadores de curso, membros da Equipa de Gestão (ver quadro na secção 2.7) — que são utilizados para comunicação direta dentro de cada área de responsabilidade.

Tal como nos restantes departamentos da Universidade, o correio eletrónico enfrenta limitações crescentes como canal de comunicação eficaz com os estudantes, devido à sobrecarga da caixa de entrada, à filtragem incorreta de spam e ao declínio da utilização do correio eletrónico para comunicação pessoal entre os estudantes mais novos. Por conseguinte, o ETSI deve manter o correio eletrónico para o que permanece insubstituível — a comunicação formal e rastreável — e reforçar os canais alternativos (murais de avisos, ecrãs, redes sociais) para a divulgação geral de informações de interesse.

2.6. Redes Sociais

A ETSI mantém contas institucionais ativas no Facebook (@ETSIngenieriaSevilla), Instagram (@etsingenieriasevilla), LinkedIn (Escuela Técnica Superior de Ingeniería de Sevilla) e no seu próprio canal de YouTube. Os links para estas cinco contas estão disponíveis no rodapé do site.

O que ainda não foi documentado é o nível de atividade, número de seguidores, alcance e interação, nem um protocolo explícito que defina quem gera que conteúdo para cada rede. A criação de conteúdos é feita maioritariamente pelo Departamento de Comunicação, com uma exceção: a conta de Facebook era, até há pouco tempo, gerida pelo pessoal da Biblioteca, não existindo atualmente uma pessoa claramente designada como responsável. No geral, a atividade nas redes sociais não é muito intensa. Completar o perfil de cada conta com as suas métricas e a pessoa responsável — incluindo a decisão sobre quem irá gerir o Facebook daqui para a frente — seguindo o modelo do apêndice de monitorização das redes sociais utilizado por outros centros da Universidade, continua a ser a principal ação desta unidade (Linha de Redes Sociais 1).

2.7. Estrutura de pessoal e comunicação

O ETSi dispõe de um Departamento de Comunicação com um funcionário em regime de part-time (5 horas/dia) cedido pela AICIA, responsável por todas as tarefas do departamento: fotografia e cobertura de eventos, entrevistas, relações com os media, contacto com outras instituições, criação de conteúdos e gestão das redes sociais do Centro. O Diretor Adjunto de Comunicação supervisiona este trabalho e participa na seleção e tomada de decisões sobre o conteúdo e as prioridades.

Este, juntamente com o Centro de Computação, é o outro elemento-chave da estrutura de comunicação da ETSi: enquanto o Centro de Computação desenvolve e mantém as ferramentas (quadro de avisos, quadros de avisos especializados, ecrãs, aplicações), o Departamento de Comunicação fornece o conteúdo e gere a relação com as pessoas e os meios de comunicação social. Ter uma única pessoa, a trabalhar em regime de tempo parcial, responsável por um leque tão vasto de tarefas — fotografia, relações com a imprensa, redes sociais, redação — é, como indica a análise SWOT, uma limitação estrutural significativa na definição do ritmo e âmbito das linhas de ação deste Plano.

Para além do Gabinete, cada subdireção dentro da Equipa de Gestão é responsável, por tema, pelo conteúdo da comunicação na sua área (por exemplo, oportunidades de mobilidade, informação aos estudantes, relações com empresas). Este Plano atribui cada linha de ação à subdireção correspondente, de acordo com a seguinte estrutura:

Fonte: Equipa de Gestão da ETSi (etsi.us.es/etsi/organizacion/direccion).

2.8. Sistema de som ambiente

O ETSI possui um sistema de altifalantes nos seus edifícios, gerido pela Recepção do Centro, que difere das restantes ferramentas descritas nesta secção: não é utilizado para divulgar informação geral, mas sim para alertas e comunicados operacionais imediatos, como a evacuação ou o encerramento do Centro. Trata-se, portanto, de um canal interno, oral, imediato e excecional, cujo objetivo é a segurança das pessoas presentes no edifício no momento do comunicado, e não a divulgação de conteúdos informativos ou educativos.

Embora esteja fora do âmbito comunicativo (informar, disseminar, dar visibilidade) que orienta o resto deste Plano, está aqui incluído para manter a coerência com o inventário completo das ferramentas do Centro e porque o seu funcionamento adequado — critérios claros de quando e como é utilizado e quem está autorizado a emitir um alerta — é uma questão de segurança que deve ser incluída, juntamente com os outros canais, no inventário e na matriz de responsabilidades da Linha de Acção INV-1.