Kommunikationsplan der Höheren Technischen Ingenieurschule

1. Hintergrund des Plans

Die Höhere Technische Schule für Ingenieurwesen (im Folgenden ETSi oder „die Schule“) der Universität Sevilla ist mit über 6.000 Studierenden, 20 Studiengängen (darunter Bachelor-, Doppel-, Master- und Promotionsstudiengänge) und einer Universitätsgemeinschaft von über 6.500 Personen eines der größten Ingenieurzentren Spaniens. Diese Größe, kombiniert mit den vielfältigen Zielgruppen, die die ETSi erreichen muss – Studierende, Lehrende, Mitarbeitende der PTGAS, Alumni, Unternehmen, Studieninteressierte und die Öffentlichkeit im Allgemeinen –, macht die Kommunikation des Zentrums zu einem strategischen Element und zugleich zu einer äußerst komplexen Aufgabe.

Ein besonderes Merkmal der Schule im Vergleich zu anderen Zentren der Universität Sevilla ist, dass ein Großteil ihrer Kommunikationsmittel – der Schwarze Brett-Manager, die Verwaltungsanwendungen, das Managementsystem für die im gesamten Gebäude verteilten Informationsbildschirme und die Überwachungssysteme für die zugrundeliegende Infrastruktur – vom Rechenzentrum (CdC) des ETSI intern entwickelt wurde. Diese interne technische Kompetenz ist eine seltene Stärke der Universität und sollte ein Eckpfeiler dieses Plans sein.

Dieser umfassende Kommunikationsplan für das ETSi verfolgt ein doppeltes Ziel: erstens die Organisation und Dokumentation der dem Zentrum zur Verfügung stehenden Kommunikationsinstrumente; zweitens die Festlegung von Zielen, Handlungsfeldern, Verantwortlichen und Fristen, die eine schrittweise Verbesserung der Kommunikation des ETSi mit allen seinen Zielgruppen ermöglichen sollen, im Rahmen der dem Zentrum zur Verfügung stehenden personellen und finanziellen Möglichkeiten. 

2. ETSi-Kommunikationswerkzeuge

2.1. Institutionelle Website (etsi.us.es)

Die ETSi-Website ist der zentrale Informationszugang zum Zentrum, sowohl für die Universitätsgemeinschaft als auch für die breite Öffentlichkeit. Die aktuelle Website ist das Ergebnis eines kompletten Redesign-Projekts, das im Sommer 2023 abgeschlossen wurde. Es wurde von einem externen Unternehmen auf Basis der vorherigen Website-Version entwickelt; sie basiert auf Drupal und gliedert ihre Inhalte in neun Hauptbereiche (Die Fakultät, Studiengänge, Forschung & Entwicklung & Innovation, Services, Ankündigungen und Neuigkeiten, Studierende, Studieninteressierte, Unternehmen/Praktika und Internationales/Mobilität).

Diese Inhalte richten sich an ein breites Publikum: Studierende finden Stundenpläne, Prüfungstermine, Studienordnungen und administrative Verfahren; Studieninteressierte und ihre Familien erhalten Informationen zu Studiengängen und Tagen der offenen Tür; Unternehmen finden Informationen zu Lehrstuhlinhabern sowie Stellen- und Praktikumsmöglichkeiten; die Forschungsgemeinschaft findet Informationen zu Forschungsgruppen, Projekten und wissenschaftlichen Publikationen; und Gremien sowie externe Gutachter können auf Ausschussdokumente, Protokolle und das für die Akkreditierung von Studiengängen erforderliche Qualitätssicherungssystem zugreifen. Die Website umfasst zudem mehrere integrierte Anwendungen für spezifische operative Aufgaben, wie beispielsweise das Hochladen von Prüfungen oder die Verwaltung von Kursinformationen für jeden Studiengang.

Eine besonders wichtige Funktion der Website ist die Erfüllung der Informationspflichten gemäß dem Qualitätssicherungssystem (QAS) für offizielle Abschlüsse der Universität Sevilla. In diesem Zusammenhang veröffentlicht die Website dauerhaft den Strategieplan des ETSi, die Qualitätsdokumentation des Zentrums und seiner Studiengänge, die Zusammensetzung der verschiedenen Gremien (einschließlich des Qualitätssicherungsausschusses für Zentrum und Studiengänge) sowie die Protokolle ihrer Sitzungen. Diese vom stellvertretenden Qualitätsdirektor aktualisierten Informationen ermöglichen es externen Gutachtern, Akkreditierungsagenturen und der Universitätsgemeinschaft selbst, die Einhaltung der regulatorischen Vorgaben durch das Zentrum zu überprüfen und bilden einen der Eckpfeiler der Transparenz am ETSi.

Eine bemerkenswerte Verbesserung, die im Jahr 2024 eingeführt wurde, ist ein Online-Plugin für automatische Übersetzungen, das sehr gut funktioniert und die internationale Sichtbarkeit des Zentrums in einem Bereich – der Mobilität und der internationalen Studierenden –, der besonders sensibel auf die Verfügbarkeit von Inhalten in anderen Sprachen reagiert, merklich erhöht hat.

Die Aktualisierung von Inhalten erfolgt nun standardmäßig unter den jeweiligen Fachexperten. Leider gibt es derzeit keine klare Zuständigkeitsverteilung für alle Inhalte, wodurch einige Materialien veraltet und unbearbeitet bleiben. Das Rechenzentrum bearbeitet technische Anfragen zu Veröffentlichung und Bearbeitung, ohne die Inhalte selbst zu prüfen. Die Kommunikationsabteilung veröffentlicht Nachrichten und bearbeitet gelegentlich Inhalte anderer Abteilungen. Da ihr jedoch die technische Expertise fehlt, ist sie bei komplexeren Änderungen auf die Unterstützung des Rechenzentrums angewiesen. Das Büro für akademische Angelegenheiten pflegt Inhalte zu Studiengängen und Programmen. Der stellvertretende Direktor für institutionelle Qualität lädt Qualitätsinformationen und die Protokolle verschiedener Ausschusssitzungen direkt über eine kleine, firmeneigene Anwendung hoch. Änderungen in den Zuständigkeitsbereichen der anderen Unterdirektionen (z. B. eine neue Stiftungsprofessur) werden in der Regel entweder direkt an die Unterdirektion für Kommunikation, Dienstleistungen und IKT-Infrastruktur oder direkt an das Rechenzentrum kommuniziert. In der Praxis funktioniert diese Verteilung, obwohl sie nicht formal dokumentiert ist. Die Formalisierung ist genau das Ziel der Aktionslinie INV-1 dieses Plans.

Eine interne Diagnose der Website-Architektur und des Content-Managements ist als erster Schritt notwendig, um mögliche konkrete Verbesserungen des aktuellen Designs zu bewerten – vor allem bei der Navigation der am häufigsten konsultierten Informationen und bei der Verwaltung von Inhalten mit einem Ablaufdatum –, ohne das Redesign-Projekt 2023 in Frage zu stellen.

2.2. Amtliches Schwarzes Brett

Das offizielle Schwarze Brett (etsi.us.es/tablones) ist neben der Hauptwebsite das meistgenutzte und aktivste Kommunikationsmittel der Fakultät für Ingenieurwissenschaften (ETSi): Jedes Studienjahr werden mehrere hundert Ankündigungen veröffentlicht, durchschnittlich mehrere pro Woche. Jede Ankündigung ist nach Zielgruppe (Studierende, Lehrende, PTGAS) und Thema (Stipendien, Auszeichnungen und Wettbewerbe, Dissertationen, Kurse/Weiterbildungen, internationale Programme/Erasmus und Ingenieurdisziplinen wie Bauingenieurwesen, Telekommunikation, Chemieingenieurwesen, Luft- und Raumfahrttechnik sowie Wirtschaftsingenieurwesen u. a.) kategorisiert, was eine präzise Filterung ermöglicht. Die Veröffentlichung auf dem Schwarzen Brett wird vom Kommunikationsbüro (Pilar Velázquez) und dem Rektorat (Juana Martínez) verwaltet.

Das Schwarze Brett bietet zwei bemerkenswerte Funktionen: Jeder Ankündigung ist ein automatisches Löschdatum zugeordnet, wodurch – zumindest auf diesem Kanal – die Ansammlung veralteter Inhalte verhindert wird. Außerdem gibt es einen Telegram-Kanal, den jeder abonnieren kann, um Ankündigungen in Echtzeit zu erhalten. Diese Push-Verteilung ergänzt die Pull-Funktion des Web-Schwarzen Bretts. Zusätzlich wird jeden Freitagmorgen eine automatische E-Mail mit den wöchentlichen Aktualisierungen des Schwarzen Bretts an die gesamte ETSi-Community versendet.

Das Tool, das das Schwarze Brett antreibt, ist eine Anwendung, die vom ETSi Computing Center selbst entwickelt wurde. Dadurch hat das Center die volle Kontrolle über seine Weiterentwicklung (neue Bezeichnungen, Integrationen, Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit), ohne von Dritten oder den Entwicklungszyklen zentraler Universitätsdienste abhängig zu sein.

2.3. Praktikumsbörse und Stellenangebotsbörse des Unternehmens

Neben dem allgemeinen Schwarzen Brett betreibt das ETSI zwei spezialisierte Schwarze Bretter – Praktika (etsi.us.es/noticias/practicas-en-empresas) und Stellenangebote (etsi.us.es/noticias/ofertas-de-empleo) –, die sowohl vom allgemeinen Schwarzen Brett als auch vom Bereich „Unternehmen/Praktika“ der Website verlinkt sind. Beide nutzen dieselbe intern entwickelte Anwendung, die an die jeweilige Art der Inhalte angepasst ist (Angebote mit einem bestimmten Unternehmen, gewünschtem Profil und Bewerbungsfrist im Gegensatz zu allgemeinen Bekanntmachungen). Die Veröffentlichung von Inhalten auf diesen Schwarzen Brettern fällt in den Zuständigkeitsbereich der Abteilung für Unternehmensbeziehungen.

Diese beiden Informationstafeln sind ein wertvolles Kommunikationsinstrument mit einer doppelten Zielgruppe, deren Potenzial bisher weitgehend ungenutzt blieb: Zum einen Studierende und Hochschulabsolventen auf der Suche nach Praktika oder ihrem ersten Job; zum anderen Unternehmen im Technologiepark Sevilla und im gesamten andalusischen Industriesektor, denen diese Tafeln direkten Zugang zu den am ETSI (Institut für Ingenieurwissenschaften) ausgebildeten Fachkräften bieten. Ihre Verbindung zu den Unternehmensvorsitzenden (derzeit 18 aktiv) und dem Praktikumsprogramm eröffnet Möglichkeiten zur Kommunikation mit der Wirtschaft – eine Chance, die sich in den Handlungsfeldern dieses Plans widerspiegelt.

2.4. Informationsanzeigesystem (digitale Beschilderung)

Das ETSI verfügt über ein Netzwerk von 30 Fernsehbildschirmen, die über die beiden Gebäude des Zentrums verteilt sind und von einer eigens vom Rechenzentrum entwickelten Software gesteuert werden. Das System zeigt ein automatisch rotierendes Bildkarussell an und ermöglicht so die Planung und Ausstrahlung von Nachrichten, Ankündigungen, Veranstaltungskalendern und anderen audiovisuellen Inhalten in den Räumlichkeiten des Zentrums. Dadurch erreichen Studierende, Dozenten und Mitarbeiter der PTGAS die Inhalte, während sie sich täglich im Gebäude bewegen.

Die auf den Bildschirmen angezeigten Inhalte werden vom Kommunikationsbüro erstellt, gelegentlich in Zusammenarbeit mit dem stellvertretenden Kommunikationsdirektor. Fakultätsmitglieder, die etwas auf den Bildschirmen veröffentlichen möchten, wenden sich in der Regel direkt an Pilar oder den stellvertretenden Direktor; ein formelles Verfahren ist hierfür nicht vorgesehen.

Ein häufig auftretendes Problem in der Praxis ist, dass viele der zur Veröffentlichung angeforderten Inhalte als Poster (für den Druck oder soziale Medien) vorliegen und im Karussellformat nicht optimal dargestellt werden, was Anpassungen erfordert oder zu einer schlechten Bildqualität führt. Dies ist einer der Verbesserungspunkte, die in Aktionslinie TV-2 dieses Plans behandelt werden.

Dieser Kanal hat ein sehr hohes Reichweitenpotenzial – jeder, der das Zentrum besucht, sieht ihn, ohne dass eine eigene Internetverbindung oder ein Abonnement erforderlich ist. Wie die SWOT-Analyse jedoch zeigt, wird er derzeit nur teilweise genutzt: Es gibt noch kein formalisiertes Verfahren, welche Inhalte wie oft angezeigt werden sollen, und auch keinen klaren Kanal für Anfragen von Nutzern, die etwas veröffentlichen möchten. Dies ist eine der größten Möglichkeiten für kurzfristige Verbesserungen in diesem Plan.

2.5. Firmen-E-Mail

Die institutionelle E-Mail-Adresse bleibt der offizielle Kommunikationskanal für formelle Mitteilungen innerhalb des Zentrums. Hierfür gibt es separate Verteilerlisten für die einzelnen Gruppen: Studierende, Lehrende (PDI) und Verwaltungs- und Servicepersonal (PTGAS). In der Praxis werden diese Listen unterschiedlich genutzt: Die Leitung des Studierendensekretariats sendet am häufigsten E-Mails an die Listen für Lehrende und Studierende; das Managementteam nutzt in der Regel die Liste für Lehrende; und E-Mails an die PTGAS-Liste werden von der Zentrumsleitung autorisiert. Darüber hinaus gibt es unternehmensspezifische E-Mail-Adressen für bestimmte Positionen und Funktionen – z. B. Studiengangskoordinatoren und Mitglieder des Managementteams (siehe Tabelle in Abschnitt 2.7) –, die für die direkte Kommunikation innerhalb der jeweiligen Verantwortungsbereiche verwendet werden.

Wie in den übrigen Abteilungen der Universität stößt auch E-Mail als effektiver Kommunikationskanal mit Studierenden zunehmend an ihre Grenzen. Gründe hierfür sind überfüllte Postfächer, fehlerhafte Spamfilter und die abnehmende Nutzung von E-Mail für die private Kommunikation unter jüngeren Studierenden. Das ETSI muss daher E-Mail weiterhin für die unersetzliche, formelle und nachvollziehbare Kommunikation nutzen und alternative Kanäle (Schwarze Bretter, Bildschirme, soziale Medien) für die allgemeine Verbreitung relevanter Informationen stärken.

2.6. Soziale Netzwerke

Das ETSI unterhält aktive institutionelle Profile auf Facebook (@ETSIngenieriaSevilla), Instagram (@etsingenieriasevilla), LinkedIn (Escuela Técnica Superior de Ingeniería de Sevilla) und einem eigenen YouTube-Kanal. Diese fünf Profile sind in der Fußzeile der Website verlinkt.

Bisher nicht dokumentiert sind Aktivitätsniveau, Followerzahl, Reichweite und Interaktion sowie ein explizites Protokoll, das festlegt, wer welche Inhalte für welches Netzwerk erstellt. Die Content-Erstellung erfolgt primär durch die Kommunikationsabteilung, mit einer Ausnahme: Der Facebook-Account wurde bis vor Kurzem von Bibliotheksmitarbeitern betreut, und es gibt derzeit keine klar benannte verantwortliche Person. Insgesamt ist die Social-Media-Aktivität nicht sehr intensiv. Die Vervollständigung des Profils für jeden Account mit den entsprechenden Kennzahlen und der verantwortlichen Person – einschließlich der Entscheidung, wer Facebook zukünftig betreuen wird – gemäß dem von anderen Universitätszentren verwendeten Modell für Social-Media-Monitoring-Anhänge bleibt die wichtigste Aufgabe dieser Einheit (Social Media Line-1).

2.7. Personal- und Kommunikationsstruktur

Das ETSi verfügt über eine Kommunikationsabteilung, die von einer Teilzeitkraft (5 Stunden/Tag) über AICIA betreut wird. Diese übernimmt alle Aufgaben der Abteilung: Fotografie und Veranstaltungsberichterstattung, Interviews, Medienarbeit, Kontakte zu anderen Institutionen, Content-Erstellung und die Betreuung der Social-Media-Kanäle des Zentrums. Der stellvertretende Kommunikationsdirektor überwacht diese Arbeit und wirkt an der Auswahl und Priorisierung von Inhalten mit.

Dies ist neben dem Rechenzentrum das zweite Schlüsselelement der Kommunikationsstruktur der ETSi: Während das Rechenzentrum die Entwicklung und Wartung der Tools (Schwarzes Brett, Spezial-Schwarze Bretter, Bildschirme, Anwendungen) übernimmt, liefert die Kommunikationsabteilung die Inhalte und pflegt die Beziehungen zu Personen und Medien. Wie die SWOT-Analyse zeigt, stellt es eine erhebliche strukturelle Einschränkung dar, wenn eine einzelne Person in Teilzeit ein so breites Aufgabenspektrum abdeckt – Fotografie, Pressearbeit, Social Media, Schreiben. Dies betrifft insbesondere die Festlegung von Tempo und Umfang der Maßnahmen dieses Plans.

Über das Kabinett hinaus ist jede Unterdirektion innerhalb des Managementteams fachlich für die Kommunikationsinhalte ihres Bereichs verantwortlich (z. B. Mobilitätsmöglichkeiten, Studierendeninformationen, Unternehmensbeziehungen). Dieser Plan ordnet die einzelnen Maßnahmen der jeweiligen Unterdirektion gemäß folgender Struktur zu:

Quelle: ETSi Management Team (etsi.us.es/etsi/organizacion/direccion).

2.8. Beschallungsanlage

Das ETSI verfügt in seinen Gebäuden über eine Lautsprecheranlage, die von der Rezeption des Zentrums bedient wird. Diese unterscheidet sich von den anderen in diesem Abschnitt beschriebenen Instrumenten: Sie dient nicht der Verbreitung allgemeiner Informationen, sondern ausschließlich der sofortigen Durchsage von betrieblichen Warnungen und Bekanntmachungen, wie beispielsweise einer Evakuierung oder Schließung des Zentrums. Es handelt sich daher um einen internen, mündlichen, unmittelbaren und außerordentlichen Kommunikationskanal, dessen Ziel die Sicherheit der sich zum Zeitpunkt der Bekanntmachung im Gebäude befindlichen Personen ist und nicht die Verbreitung von Informations- oder Schulungsinhalten.

Obwohl es nicht in den kommunikativen Bereich (Information, Verbreitung, Sichtbarkeit) fällt, der den Rest dieses Plans leitet, wird es hier aus Gründen der Konsistenz mit dem vollständigen Inventar der Instrumente des Zentrums aufgeführt, und weil sein ordnungsgemäßes Funktionieren – klare Kriterien dafür, wann und wie es verwendet wird und wer berechtigt ist, eine Warnung auszusprechen – eine Sicherheitsfrage ist, die zusammen mit den anderen Kanälen in das Inventar und die Verantwortlichkeitsmatrix der INV-1-Aktionslinie aufgenommen werden sollte.