Plan de communication de l'École supérieure technique d'ingénierie

1. Contexte du plan

L’École supérieure technique d’ingénierie (ci-après ETSi ou « l’École ») de l’Université de Séville est l’un des plus importants centres d’enseignement supérieur d’ingénierie d’Espagne. Elle accueille plus de 6 000 étudiants et propose 20 cursus, incluant des licences, des doubles diplômes (PARS), des masters et des doctorats. Sa communauté universitaire compte plus de 6 500 personnes. Cette taille, conjuguée à la diversité des publics que l’ETSi doit atteindre – étudiants, enseignants, personnel de la PTGAS, anciens élèves, entreprises, futurs étudiants et société civile – fait de la communication de l’École un enjeu à la fois stratégique et complexe.

L'une des particularités de cette école, comparée aux autres centres de l'Université de Séville, réside dans le fait qu'une part importante de ses outils de communication – le gestionnaire de panneaux d'affichage, les applications administratives, le système de gestion des écrans d'information répartis dans le bâtiment et les systèmes de supervision de l'infrastructure sous-jacente – ont été développés en interne par le Centre de calcul (CdC) de l'ETSI. Cette expertise technique interne constitue un atout rare au sein de l'Université et devrait être un élément fondamental de ce plan.

Ce plan de communication exhaustif pour l'ETSi a un double objectif : premièrement, organiser et documenter l'ensemble des outils de communication dont dispose le Centre ; deuxièmement, établir un ensemble d'objectifs, de lignes d'action, de responsables et d'échéances qui permettront l'amélioration progressive de la communication de l'ETSi avec tous ses publics, dans les limites du personnel et du budget dont dispose le Centre. 

2. Outils de communication ETSi

2.1. Site web institutionnel (etsi.us.es)

Le site web de l'ETSi est le principal point d'accès aux informations concernant le Centre, tant pour la communauté universitaire que pour le grand public. Le site actuel est le fruit d'une refonte complète, achevée durant l'été 2023 et réalisée par une entreprise externe à partir de la version précédente. Il est construit sur Drupal et organise son contenu en neuf sections principales : l'École, les Études, la Recherche et Développement, les Services, les Annonces et Actualités, les Étudiants, les Futurs Étudiants, les Entreprises/Stages et l'International/Mobilité.

Ce contenu s'adresse à un large public : les étudiants peuvent consulter les emplois du temps, les calendriers d'examens, les règlements et les procédures administratives ; les futurs étudiants et leurs familles peuvent trouver des informations sur les programmes d'études et les journées portes ouvertes ; les entreprises peuvent accéder aux informations sur les chaires universitaires et les offres d'emploi et de stage ; la communauté de recherche peut trouver des informations sur les groupes de recherche, les projets et les publications scientifiques ; et les instances dirigeantes et les évaluateurs externes peuvent accéder à la documentation des comités, aux procès-verbaux et au système d'assurance qualité requis pour l'accréditation des diplômes. Le site web comprend également plusieurs applications intégrées pour des tâches opérationnelles spécifiques, telles que le téléchargement des examens ou la gestion des informations relatives aux cours pour chaque programme d'études.

L'une des fonctions les plus importantes du site web est de répondre aux obligations d'information du public imposées par le Système d'assurance qualité (SAQ) pour les diplômes officiels de l'Université de Séville. À ce titre, le site publie en permanence le plan stratégique de l'ETSi, la documentation qualité relative au Centre et à ses programmes de diplôme, la composition des différents comités (dont le Comité d'assurance qualité du Centre et des diplômes), ainsi que les comptes rendus de leurs réunions. Ces informations, mises à jour par le directeur adjoint de la qualité, permettent aux évaluateurs externes, aux organismes d'accréditation et à la communauté universitaire elle-même de vérifier la conformité réglementaire du Centre et constituent un pilier de la transparence au sein de l'ETSi.

Une amélioration notable apportée en 2024 est un plugin de traduction automatique en ligne, qui a très bien fonctionné et a sensiblement accru la visibilité internationale du Centre, dans un domaine — celui de la mobilité et des étudiants internationaux — particulièrement sensible à la disponibilité de contenu dans d'autres langues.

Les mises à jour de contenu sont désormais naturellement réparties entre les experts de chaque domaine. Malheureusement, il n'existe actuellement aucune attribution claire des responsabilités pour l'ensemble du contenu, ce qui entraîne l'obsolescence de certains documents. Le Centre de calcul traite les demandes techniques de publication et de modification sans évaluer le contenu lui-même. Le Service de communication publie les actualités et modifie occasionnellement le contenu d'autres services, mais, faute d'expertise technique, il s'appuie sur le Centre de calcul pour les modifications plus complexes. Le Service des affaires académiques gère le contenu relatif aux diplômes et aux programmes. Le Directeur adjoint de la qualité institutionnelle télécharge les informations relatives à la qualité et les comptes rendus des différentes réunions de comités directement via une petite application propriétaire. Pour les autres sous-directions, les changements relevant de leur domaine de responsabilité (par exemple, la création d'une chaire dotée) sont généralement communiqués soit directement à la Sous-direction de la communication, des services et des infrastructures TIC, soit directement au Centre de calcul. Dans les faits, cette répartition fonctionne, bien qu'elle ne soit consignée dans aucun document officiel ; sa formalisation est précisément l'objectif de l'axe d'action INV-1 de ce plan.

Un diagnostic interne de l'architecture et de la gestion du contenu du site est nécessaire comme première étape pour évaluer les améliorations spécifiques possibles de la conception actuelle — principalement en ce qui concerne la navigation des informations les plus consultées et la gestion du contenu ayant une date d'expiration — sans remettre en question le projet de refonte de 2023.

2.2. Tableau d'affichage officiel

Le tableau d'affichage officiel (etsi.us.es/tablones), au même titre que le site web principal, est l'outil de communication le plus utilisé et le plus actif de l'École d'ingénieurs (ETSi) : plusieurs centaines d'annonces y sont publiées chaque année universitaire, soit en moyenne plusieurs par semaine. Chaque annonce est classée par public cible (étudiants, enseignants, personnel administratif et technique) et par thème (bourses, prix et concours, thèses de doctorat, cours/formations, programmes internationaux/Erasmus, et disciplines d'ingénierie telles que le génie civil, les télécommunications, le génie chimique, l'aérospatiale et le génie industriel, entre autres), ce qui permet un filtrage relativement précis. La publication sur le tableau d'affichage est gérée par le service de communication (Pilar Velázquez) et la direction (Juana Martínez).

Le tableau d'affichage présente deux caractéristiques importantes : chaque annonce est associée à une date de suppression automatique, ce qui empêche – du moins sur ce canal – l'accumulation de contenu obsolète ; et un canal Telegram permet à tous de s'abonner pour recevoir les annonces en temps réel, une méthode de diffusion push qui complète le fonctionnement « pull » du tableau d'affichage web. De plus, un courriel automatique est envoyé chaque vendredi matin à toute la communauté ETSi avec les mises à jour hebdomadaires du tableau d'affichage.

L'outil qui alimente le tableau d'affichage est une application développée par le centre informatique ETSi lui-même, ce qui donne au centre un contrôle total sur son évolution (nouvelles étiquettes, intégrations, améliorations de l'ergonomie) sans dépendre de tiers ni des cycles de développement des services centraux de l'université.

2.3. Tableau d'affichage des stages et des offres d'emploi de l'entreprise

Outre le tableau d'affichage général, l'ETSI gère deux tableaux d'affichage spécialisés : Stages (etsi.us.es/noticias/practicas-en-empresas) et Offres d'emploi (etsi.us.es/noticias/ofertas-de-empleo). Ces tableaux sont accessibles depuis le tableau d'affichage général et la rubrique Entreprises/Stages du site web. Ils sont alimentés par la même application interne, adaptée à la nature de chaque type de contenu (offres d'emploi spécifiques à une entreprise, profil recherché et date limite, par opposition aux annonces génériques). La publication des annonces sur ces tableaux d'affichage relève de la responsabilité du Bureau des relations avec les entreprises.

Ces deux panneaux d'affichage constituent un outil de communication précieux, s'adressant à un double public cible jusqu'ici largement inexploité : d'une part, les étudiants et jeunes diplômés en quête de stage ou de premier emploi ; d'autre part, les entreprises du Parc technologique de Séville et du secteur industriel andalou au sens large, pour lesquelles ces panneaux offrent un accès direct aux talents formés à l'ETSI (École d'ingénieurs). Leur lien avec les Chaires Entreprises (18 actuellement en activité) et le Programme de stages ouvre la voie à des échanges avec le monde de l'entreprise, une opportunité qui se reflète dans les axes d'action de ce plan.

2.4. Système d'affichage d'informations (signalétique numérique)

L'ETSI dispose d'un réseau de 30 écrans de télévision répartis dans les deux bâtiments du Centre, géré par un logiciel entièrement développé par le Centre informatique. Le système affiche un carrousel d'images à rotation automatique, permettant la programmation et la diffusion d'actualités, d'annonces, de calendriers d'événements et de tout autre contenu audiovisuel dans l'ensemble des espaces du Centre, touchant ainsi les étudiants, les professeurs et le personnel du PTGAS lors de leurs déplacements quotidiens dans le bâtiment.

Le contenu affiché sur les écrans est créé par le service de communication, avec la collaboration ponctuelle du directeur adjoint de la communication. Les professeurs qui souhaitent diffuser un contenu sur ces écrans contactent généralement Pilar ou le directeur adjoint directement, sans procédure formelle établie.

En pratique, un problème récurrent est que la plupart des contenus demandés pour publication arrivent sous forme d'affiches (conçues pour l'impression ou les réseaux sociaux) et ne s'affichent pas correctement au format carrousel, ce qui oblige à les adapter ou entraîne une qualité visuelle médiocre. C'est l'un des axes d'amélioration abordés par l'Action TV-2 de ce Plan.

Il s'agit d'un canal à très fort potentiel de diffusion : toute personne passant par le Centre y a accès, sans connexion internet ni abonnement. Cependant, comme le montre l'analyse SWOT, son utilisation actuelle est partielle : il n'existe toujours pas de procédure formalisée définissant le contenu à diffuser, sa fréquence de diffusion, ni de canal de demande clair pour les personnes souhaitant publier du contenu. C'est là l'une des principales pistes d'amélioration à court terme de ce plan.

2.5. Courriel d'entreprise

La messagerie institutionnelle demeure le canal « officiel » des communications formelles au sein du Centre, appuyée par des listes de diffusion distinctes pour chaque groupe : étudiants, enseignants (PDI) et personnel administratif et de service (PTGAS). En pratique, l’utilisation de ces listes est répartie : le responsable du service des inscriptions envoie le plus souvent des courriels aux listes des enseignants et des étudiants ; l’équipe de direction utilise généralement la liste des enseignants pour ses communications ; et les courriels à la liste PTGAS sont autorisés par l’administrateur du Centre. Il existe également des adresses courriel professionnelles spécifiques à certains postes et rôles – coordinateurs de formation, membres de l’équipe de direction (voir tableau de la section 2.7) – qui sont utilisées pour la communication directe au sein de chaque domaine de responsabilité.

Comme dans les autres services de l'université, le courrier électronique se heurte à des limites croissantes en tant que canal de communication efficace avec les étudiants, en raison de la surcharge des boîtes de réception, d'un filtrage des spams inadéquat et du déclin de son utilisation pour les échanges personnels chez les jeunes étudiants. L'ETSI doit donc maintenir le courrier électronique pour ce qui demeure irremplaçable – la communication formelle et traçable – et renforcer les canaux alternatifs (panneaux d'affichage, écrans, réseaux sociaux) pour la diffusion générale des informations d'intérêt général.

2.6. Réseaux sociaux

L'ETSI est présente sur Facebook (@ETSIngenieriaSevilla), Instagram (@etsingenieriasevilla), LinkedIn (Escuela Técnica Superior de Ingeniería de Sevilla) et YouTube. Ces cinq comptes sont accessibles depuis le pied de page du site web.

Ce qui n'a pas encore été documenté, c'est le niveau d'activité, le nombre d'abonnés, la portée et l'interaction sur chaque réseau, ni un protocole précis définissant qui crée quel contenu. La création de contenu est principalement gérée par le service de communication, à une exception près : le compte Facebook était, jusqu'à récemment, géré par le personnel de la bibliothèque, et il n'y a actuellement personne de responsable clairement désigné. Globalement, l'activité sur les réseaux sociaux est peu intense. Compléter le profil de chaque compte avec ses indicateurs et l'identité du responsable – y compris décider qui gérera la page Facebook à l'avenir – en suivant le modèle de suivi des réseaux sociaux utilisé par d'autres centres universitaires, demeure la priorité de cette unité (Ligne Réseaux Sociaux - 1).

2.7. Structure du personnel et de la communication

L'ETSi dispose d'un service de communication assuré par un employé à temps partiel (5 heures par jour) via l'AICIA. Ce dernier gère l'ensemble des activités du service : photographie et couverture d'événements, interviews, relations avec les médias, liaison avec d'autres institutions, création de contenu et gestion des réseaux sociaux du Centre. Le directeur adjoint de la communication supervise ces activités et participe à la sélection et à la définition des priorités en matière de contenu.

Avec le Centre informatique, il s'agit de l'autre élément clé de la structure de communication de l'ETSi : ​​tandis que le Centre informatique assure le développement et la maintenance des outils (tableau d'affichage, tableaux d'affichage spécialisés, écrans, applications), le Bureau de la communication fournit le contenu et gère les relations avec le public et les médias. Confier à une seule personne, à temps partiel, un éventail de tâches aussi large – photographie, relations presse, réseaux sociaux, rédaction – constitue, comme le montre l'analyse SWOT, une contrainte structurelle importante pour définir le rythme et la portée des actions de ce plan.

Au-delà du Cabinet, chaque sous-direction au sein de l'équipe de direction est responsable, par domaine thématique, du contenu de la communication dans son secteur (par exemple, les possibilités de mobilité, l'information étudiante, les relations avec les entreprises). Ce plan attribue chaque axe d'action à la sous-direction concernée selon la structure suivante :

Source : Équipe de direction de l'ETSi (etsi.us.es/etsi/organizacion/direccion).

2.8. Système de sonorisation

L'ETSI dispose d'un système de sonorisation dans ses bâtiments, géré par l'accueil du Centre. Ce système diffère des autres outils décrits dans cette section : il ne sert pas à diffuser des informations générales, mais uniquement des alertes et annonces opérationnelles immédiates, telles qu'une évacuation ou la fermeture du Centre. Il s'agit donc d'un canal interne, oral, immédiat et exceptionnel, dont l'objectif est la sécurité des personnes présentes dans le bâtiment au moment de l'annonce, et non la diffusion de contenus informationnels ou pédagogiques.

Bien qu'elle ne relève pas du champ d'application de la communication (informer, diffuser, donner de la visibilité) qui guide le reste de ce plan, elle est incluse ici par souci de cohérence avec l'inventaire complet des outils du Centre, et parce que son bon fonctionnement — des critères clairs sur quand et comment elle est utilisée, et qui est autorisé à émettre un avertissement — est une question de sécurité qui devrait être incluse, avec les autres canaux, dans l'inventaire et la matrice des responsabilités de la ligne d'action INV-1.